Definición de MICE y cuestiones estratégicas para los profesionales

La definición de MICE optimiza 360

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¿Qué es la MICE?


¿Qué es la MICE?

MICE significa Meunión Incentivos, Conferencias y Eventos. (También conocido como Meeting, Incentives Conferencing and Exhibitions). Este término engloba todo lo relacionado con reuniones, congresos y ferias, desde los incentivos (recompensas para los participantes) y las conferencias (trabajo colaborativo en conferencias) hasta el exhibicionismo (presentaciones de productos) y los eventos corporativos de creación de equipos.

El sector de reuniones, incentivos, conferencias y exposiciones se ha convertido en una parte importante de la industria de viajes de negocios.

El sector MICE se centra en la planificación de eventos como reuniones, incentivos, conferencias y exposiciones. Esto requiere muy a menudo un equipo de profesionales capaces de organizar y planificar un evento de principio a fin.

El sector MICE comprende esencialmente centros de convenciones, hoteles, proveedores de bienes y servicios (catering, intérpretes, alquiler de mobiliario, alquiler de vehículos de transporte, etc.), organizadores profesionales y oficinas de convenciones. Pero eso no es todo...

1.Reuniones

La primera parte del acrónimo, "reuniones", se refiere a la organización de reuniones profesionales, con todo lo que ello puede implicar en términos de consecuencias (viajes, desplazamientos, alquiler de sala(s) de reuniones, comidas, alojamiento en hotel, etc.).

Veremos más adelante que, económicamente, un gran número de operadores se están posicionando en este nicho. Más aún en un contexto en el que el trabajo a distancia y el teletrabajo han revolucionado el número de reuniones "físicas", tal y como se conocían antes de Covid.

El software especializado como Zoom, Google Meet y Microsoft Teams también se ha disparado durante este periodo.

2 incentivos

Los incentivos son, en el sentido más amplio, eventos creados para fomentar la emulación, y son "viajes de recompensa" o "eventos de recompensa" del rendimiento.

Incentivos Optimizar 360

Corresponde a acontecimientos positivos, retos, competiciones internas que a veces dan lugar a viajes, eventos de la empresa fuera del entorno laboral, etc.

3 Conferencias

La conferencia puede dividirse en dos elementos distintos

3.1 Conferencias internas de empresa

3.2 Conferencias externas para atraer a un público externo

En ambos casos, puede ser necesaria una logística organizativa muy específica (desde el alquiler de salas plenarias hasta anfiteatros, salas para subcomités, etc.).

4.eventos ( o exposición )

 La gestión de eventos es un campo muy amplio. Veremos más adelante que puede abarcar toda una gama de tipos de eventos muy diferentes, desde una simple fiesta de cumpleaños familiar hasta un incentivo corporativo en el que participen cientos de personas (con todo lo que ello conlleva en términos de organización).

¿Cuáles son las organizaciones MICE del mundo?

    • Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA, Ámsterdam)
    • Unión de Asociaciones Internacionales (UIA, Bruselas)
    • Asociación Internacional de Organizadores Profesionales de Congresos (IAPCO)
    • Marketing de las Ciudades Europeas (ECM, Dijon)
    • MICE MAKER (Múnich)
    • Meeting Professional International (MPI)
    • Asociación Profesional de Gestión de Convenciones (PCMA)
  • Cada una de estas asociaciones publica una clasificación anual de las ciudades y estados que acogen más congresos internacionales.

¿Cuáles son los distintos eventos "MICE"?

y los numerosos actores implicados

  • Viajes de negocios.

que implica: el transporte (alquiler de coches, trenes, aviones, taxis) y, de hecho, todas las organizaciones que reservan estos mismos medios de transporte (empresas de alquiler, operadores turísticos, OTA (booking, Expedia, etc.), etc.).

  • Reuniones

También aquí, desde el alquiler de salas para pequeñas empresas hasta el alquiler de mega salones de plenos y la organización que los acompaña, encontramos alquiladores de locales y salas, ya sean particulares (AirBnB) o profesionales (Regus, 1001 salles, Easyrider, Bird-office, etc.).

  • Seminarios

Los seminarios se diferencian de las simples reuniones en que suelen planificarse a lo largo de varios días consecutivos e implican tanto trabajo como trabajo en equipo. formaciónseminario optimize 360

Organizados desde PYME hasta grandes grupos, suelen ser anuales o bianuales y, dada su envergadura, implican presupuestos de 1.000 millones de euros.

Debido a su tamaño, a menudo recurren a organizaciones como las agencias de eventos para que les ayuden en la organización logística de la A a la Z, liberando a las empresas de esta engorrosa gestión interna.

  • Incentivos y creación de equipos

Los incentivos empresariales pueden tener motivaciones e implicaciones muy diversas.

Estos van desde una simple competición entre vendedores dentro de una fuerza de ventas, hasta el deseo de un directivo de unir a su equipo, con diversos objetivos: crear emulación, sentido de pertenencia y cohesión de equipo, formaciónmotivación, etc.

Puede ser aún más importante crear incentivos si las poblaciones afectadas son heterogéneas y/o están geográficamente distantes durante el año.

En gestión intercultural, empresas como Pernod-Ricard, por ejemplo, organizan todos los años en la isla de Les Embiez un megareunión y convención que reúne a directivos de todo el mundo.

  • Actividades de formación

La necesidad de formación y su organización pueden ser tanto individuales como colectivas.

Cuando se trata de formar incluso a 5 o 10 personas, la implicación de la organización no es obviamente la misma.

De hecho, son las propias organizaciones de formación, un formador individual y, posiblemente, colaboradores externos, los que tendrán que coordinarse con la población interna de la empresa que recibe la formación.

  • Lanzamiento de productos

A menudo vinculados a momentos de innovación que ponen cara a cara a compradores y vendedores potenciales, los actos de lanzamiento de productos se organizan específicamente con este fin.

Los más conocidos son, sin duda, los lanzamientos de coches nuevos de una marca, organizados bien por la marca mundial (BMW, Audi, etc.), bien por concesionarios locales o grupos de concesionarios.

Evidentemente, no se presenta de la misma manera una gama de coches, un perfume o artículos de moda, ni se les da la misma publicidad, ya sea una simple Pop Up Store o semanas de la Semana de la Moda.

  • Conferencias

Las conferencias son actos de mayor envergadura que suelen incluir presentaciones, demostraciones o talleres con un público numeroso.

El objetivo de estos actos puede ser informar o educar a los participantes sobre un aspecto de la actividad de la empresa, un producto, una marca, una innovación o simplemente un tema que compartir con un público amplio. audiencia.

  • Conferencias o seminarios web 

Especialmente popular durante el periodo Covid, la conferencia web se ha democratizado y facilitado gracias a toda una serie de operadores web que han puesto a disposición de los usuarios herramientas que antes estaban reservadas a las grandes organizaciones.

Ya no es necesario desplazarse para organizar una reunión sobre la marcha, con Google Meet, MicrosoftTeams o equivalentes para reunir a personas de todo el mundo en torno a una pantalla, con documentos compartidos, lo que permite inmediatez, colaboración en línea e interacción entre los participantes. Visite Web 2.0 llevado a su punto álgido.

No hace falta entrar aquí en las ventajas e inconvenientes, pues hay muchos en ambos lados.

  • Ferias y exposiciones

El periodo Covid es especialmente agitado para estos eventos, pero siguen siendo a menudo acontecimientos de gran envergadura, con temáticas verticales que reúnen a profesionales de un mismo sector de actividad (Salon de l'Agriculture, Salon de l'Automobile, etc.).

Siguen siendo el lugar donde se exponen los productos "en la vida real", y siguen siendo lugares de encuentro físicos esenciales para determinadas profesiones en las que las demostraciones en vivo y los productos no pueden digitalizarse por completo.

También podría actuar como vector del turismo de negocios si estas ferias no se duplican en todo el mundo.

  • Exposiciones (por ejemplo, presentaciones de coches)

Algunos eventos puntuales necesitan encontrar un lugar de celebración si no disponen de una sala de exposiciones, un buque insignia o un escaparate propio.

Por no hablar de que a veces los espectáculos reales merecen ser originales y contextualizados.

Exponer, demostrar en directo, escenificar, magnificar, hacer único y excepcional... todos estos son verbos que se prestan a este tema, sobre todo para las marcas de lujo y las marcas con recursos considerables que desean poner sus productos en situaciones excepcionales e invitar a clientes potenciales a estos eventos.

La organización de eventos en este ámbito puede formar parte de una estrategia de eventos y de una política de comunicación inherente a la estrategia global de una marca o empresa.

  • Bodas, fiestas de primos, cumpleaños, bautizos, Bar Mitzvahs ...

Aquí encontraremos lugares más pequeños, a veces castillos, hoteles, que apuestan por el ultralujo o, más modestamente, por el simple receptivo, cuando se trata simplemente de alojar a los invitados de una boda que se celebra en las inmediaciones.

Pero estos temas, aunque más individuales, son también fuentes de negocio para todo un sector de la economía, desde hoteles a organizadores de bodas.

Los eventos profesionales no son la única fuente de MICE, contrariamente a lo que podría pensarse a primera vista.

  • Coworking y espacios de coworking

En ocasiones, los eventos corporativos pueden limitarse a necesidades más ocasionales, espontáneas y de menor envergadura.

De ahí la aparición de los espacios de coworking, que (sobre todo en los años anteriores a Covid) se democratizaron y crecieron como la espuma antes de que las oleadas de Covid los desafiaran un poco con la llegada del teletrabajo.

  • Alquiler de salas por horas o días

Teniendo esto en cuenta, una marca como Regus (rebautizada como International Workplace Group en 2016), fundada por el ahora multimillonario Marc Dixon, hizo fortuna con el concepto de alquiler de oficinas más o menos efímeras, creando espacios de reuniones profesionales más o menos permanentes, con una flexibilidad que va desde el alquiler por horas hasta el alquiler anual o plurianual.

A continuación entraron en el mercado empresas más pequeñas para atender a una clientela más reducida, en particular PYME que buscaban una sala de reuniones sólo para un día o incluso unas horas en un lugar concreto. geolocalización muy específico.

Esto ha dado lugar a la aparición de mini-OTAs para la reserva de habitaciones, tales como Oficina Bird , Oficinaeste Riders, Kactuso Welho que incluso ofrece espacios para eventos.

Lejos de los miles de millones de euros generados por Mark Dixon, estos "pequeños operadores" han llegado a posicionarse en todo un sector del mercado que aún está por conquistar.

  • Tiendas pop up o eventos

Determinados acontecimientos profesionales también pueden estar relacionados con el deseo de probar un concepto antes de volver a aplicarlo a mayor escala.

Así nacieron las tiendas Pop Up, una especie de tienda dentro de una tienda existente (Corner), o simplemente el alquiler de una puerta efímera para montar una tienda de prueba.

Esto permite a las marcas de ropa ponerse a prueba en zonas en las que consideran que las áreas de captación son potencialmente representativas de los futuros clientes.

Por ejemplo, encontramos muchos de ellos en el barrio parisino del Marais, conocido por "marcar tendencia".

Esto le permite poner a prueba su negocio sin tener que invertir en una o varias empresas completas al principio.

  • Actos en línea digitalizados

Con Covid, los operadores "físicos" se han visto obligados a replantearse sus modelos.

Ante la imposibilidad de celebrar ferias físicas por los diversos confines y la drástica reducción de los desplazamientos nacionales e internacionales, se han creado auténticas plataformas feriales digitales en línea que permiten seguir exponiendo virtualmente.

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Desde el simple seminario web o cibereunión, hemos pasado a una dimensión superior (3D, de hecho), con operadores como EXPO Digital, que permite crear salas de estar virtuales en 3D.

Más allá del covid, es bastante fácil comprender el ahorro potencial en términos de costes de desplazamiento (no), costes de construcción de stands (no) y posibilidades de personalización cuyo único límite parece ser la imaginación.

Ferias virtuales apenas creadas y ya superadas (?) por la llegada de los Metavers tan queridos esta vez por Mark Zuckerberg:

  • Le Métavers

Según Zuckerberg, estamos en la cúspide de la creación de una auténtica revolución en términos de hábitos de consumo digital, y de un mundo virtual paralelo que pronto podría ver la luz.

Pero dada la caída de la cotización de Meta ( Ex Facebook ), y la fortuna personal del Sr. Zuckerberg cayendo en picado en el proceso, todavía no hemos llegado a ese punto en el momento de escribir estas líneas.

Auténtica revolución, la brecha digital que nos separa de este nuevo mundo parece más un sueño a 20 años vista que una realidad actual.

Puede (¿o no?) que pase mucho tiempo antes de que se celebre un verdadero evento profesional en el metaverso.

Como se habrá dado cuenta, el MICE requiere un equipo de profesionales para organizar y planificar el evento de principio a fin, especialmente cuando el número de personas (participantes) es elevado, y la logística organizativa que ello conlleva.

Enviar una convención de empresa al extranjero no es algo que se pueda improvisar, ya sea en términos de logística de transporte, entretenimiento o incluso seguros.

Esto contrasta con las sencillas reuniones en línea, que pueden crearse y organizarse con unos pocos clics.

El sector MICE: algunas cifras

Como hemos explicado anteriormente, en realidad es muy complicado consolidar las ventas MICE, dado el gran número de actores y protagonistas posibles y a veces indirectos que intervienen.

Una vez más, los restaurantes y hoteles cercanos a una feria o evento al aire libre se benefician del goteo de cifras de estos acontecimientos.

Por tanto, podemos suponer claramente que la tendencia está en consonancia con la de la economía mundial circundante.

Periodo MICE antes de Covid

Como el excelente Sitio web de Coach Omium aquí, Mientras que las empresas que patrocinan reuniones profesionales en la mayoría de los sectores vieron cómo la crisis económica imponía con furia medidas de recorte de gastos a partir de 2008-2009, el negocio MICE sigue siendo una montaña rusa.

Y no podemos predecir realmente cómo evolucionará. Además, no siempre hay explicaciones racionales para este fenómeno. Al menos, la buena noticia es que la demanda ha repuntado bastante desde 2017. Y, paradójicamente, 2019 se ha visto moderadamente perturbado por acciones industriales y huelgas.

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MICE después del periodo Covid

Aún no disponemos de cifras concretas, ya que la crisis sanitaria de 2020-2021 está todavía demasiado cerca, pero parece que, al igual que el turismo internacional se está recuperando, también lo está haciendo el sector MICE, según los profesionales del turismo.

En cualquier caso, el MICE es y seguirá siendo una poderosa fuente de ventas adicionales para una serie de profesiones (encabezadas por la industria hotelera).

Optimice 360 te da una Un ejemplo de hotel que ha conseguido aumentar literalmente sus ventas gracias al MICE.

Los retos de la MICE: organizar y celebrar un evento

La MICE se enfrenta a dos grandes retos.

Organización del evento MICE

Como se desprende de lo anterior, la organización de un evento MICE puede abarcar desde el simple alquiler de salas de reuniones hasta convenciones de empresas, exposiciones y ferias comerciales.

De hecho, la complejidad de la organización, los costes y el número de personas implicadas están directamente correlacionados con el tamaño y la escala del acontecimiento.

Cuanto mayor sea el evento MICE, más importante será anticiparse a él y buscar apoyo, aunque las organizaciones muy grandes puedan tener un Chief MICE Officer.

Cuando se trata de organizar un seminario, una reunión o un coloquio en el extranjero, empezando por encontrar el lugar de Idoine... es necesario recurrir a profesionales para llevar a buen puerto su proyecto.

Hacer del acontecimiento un acontecimiento

Segundo reto: hacer correr la voz.

Si se trata de un acto interno de la empresa, no es demasiado complicado bloquear las agendas de todos, colgarlo en la intranet y hacer que los responsables correspondientes lo transmitan a sus equipos.

Por otra parte, para los profesionales del turismo y quienes trabajan con ellos (hoteles, restaurantes, etc.), se tratará de convertirse en un actor central como "destinatario del acontecimiento", o incluso ser prácticamente el organizador...

Por lo tanto, dar a conocer su saber hacer se va a convertir en algo esencial para las propias agencias de eventos, para los profesionales del turismo y del receptivo, y si se trata de una feria o de una conferencia, para difundirlo lo más ampliamente posible (por Pulling - o utilizando Internet). referencias Google - y Push - Redes Sociales, Publicidad - ) las fechas y detalles de esta organización o evento.

Aquí es donde Agencias digitales como Optimize 360 para ayudarles.

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Sobre el autor

Frédéric POULET es el fundador de la Agencia SEO Optimize 360 Tras 20 años en grandes grupos, fundó Optimize 360 para poner el saber hacer de los grandes grupos al servicio de las PYME.
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